CV3770

1) Assister le Directeur et mobiliser les chefs de services sur :

• Evaluation des besoins/des ressources disponibles : pour meilleur exploit avec des nouveaux termes de référence.
• Toutes les décisions sur la gestion du personnel
• Budgétisation/ Rapports techniques/ Rapports financiers/ Rapports annuels
• Etudes et conceptions de nouveaux projets/ de nouvelles perspectives

2) Faire des : Etudes, Planifications, Suivis, Evaluations et Consolidations sur « politique de développement inclusif »au sein des différents départements – Commune

• Assurer l’administration du personnel :
– Ressources humaines : établir un cahier de charge à chaque besoin de nouvel personnel ;
– Participer au recrutement et procéder à la déclaration d’embaucheauprès de tous les organismes d’affiliation requises ; IDEM pour le débauche
– Mettre à jour la base de données du personnel du département : times sheet, worked time, manpower, congés, rotation, avance sur salaire, permission.
– Emettre les documents administratifs à chaque besoin : offre emploi, attestation d’emploi, permission d’absence, ordre de mission, autorisation de congé, ….
• Assurer la gestion « Finance et comptabilité »: système ERP (BAAN, EAM, FASTMAIN, khalix)
– Emettre des bons de commande pour tous les achats du département ;
– Assurer la réception dans le système à chaque livraison ;
– Tenir à jour le système à chaque sortie des matériels (Material issue voucher) ;
– Participer au circuit de sortie de matériels à partir de GATE PASS ;
– Insérer la prévision budgétaire dans le système et s’assurer du respect des codes capital expenditures, operations expenditures, projects codes, et articles codes à chaque imputation ;
– Mettre à jour les dépenses engagées dans le système: accruals and invoices ;
– Présenter une note justificative des écarts sur le dépassement ou l’insuffisance par rapport à la prévision ;
– Procéder aux demandes spéciales pour autoriser les dépenses trop élevées

Assurer toutes les tâches administratives :
– Correspondances administratives, Gestion du personnel, Gestion de petite caisse
– Gestion « finance et comptabilité » et Administration de contrats des sous- traitants.

Porter appui aux Organismes Communautaires de Bases (OCB) au respect du plan local de la lutte Contre le Sida (PLLS) :
• Mettre en réseau tous les organismes ouvrant dans ce domaine
• Donner des formations sur l’Uniformité des outils de travail (rapports, messages à véhiculer, des termes de référence, base de données) après attribution de marchés aux OCB et capitaliser les données recueillies ;
• Adopter une stratégie de redressement à toute éventuelle croissance de taux d’infection.

Etablir/ Exécuter/ Suivre et rapporter les plans d’activités annuelles :
• Accompagner les PSH à l’élaboration, soumission, et mise en œuvre de leurs projets de vie;
• Développer le partenariat avec la municipalité pour la pérennisation du projet Commune Urbaine ;
• Etablir un cahier de charge pour un appel à manifestation afin de mettre en place un bureau d’accompagnement social BAS ;
• Assurer la gestion des marchés et le suivi de l’effectivité des Termes de références conclues avec les prestataires.

Animations, Sensibilisations, Accompagnements médicaux pour :
– La lutte contre la transmission des IST/Sida
– La prévention de grossesses non désirées
– La promotion des produits « Planning Familial »